Huisdossier bij verkoop: wat hoort erin?

Wie een huis verkoopt, krijgt vragen. Van de makelaar, van kopers, van hun bouwkundige en van de notaris. Hoe oud is de cv-ketel? Wanneer is het dak voor het laatst nagekeken? Is er een vergunning voor die dakkapel? Wie die antwoorden bij elkaar heeft, verkoopt rustiger, en geeft kopers vertrouwen.

Dat verzameldossier noemen we hier een huisdossier: alle papieren en gegevens van je woning op één plek. In dit artikel lees je wat erin hoort, wat verplicht is en wat vooral handig is.

Waarom een huisdossier helpt

• Je voldoet aan je mededelingsplicht. Als verkoper moet je kopers vertellen over gebreken die je kent en die zij redelijkerwijs moeten weten. Een kloppend dossier helpt je om niets te vergeten.
• Minder heen-en-weer. Kopers en hun adviseurs stellen vaak dezelfde vragen. Heb je de antwoorden klaar, dan scheelt dat dagen.
• Vertrouwen. Een koper die ziet dat de ketel is onderhouden en het dak is nagekeken, weet beter waar hij aan toe is.

Voor alle duidelijkheid: dit artikel is een praktische checklist, geen juridisch advies. Je makelaar en notaris vertellen je wat in jouw situatie nodig is.

Wat verplicht is

Energielabel

Bij de verkoop van een woning moet je als eigenaar een geldig energielabel hebben en dat beschikbaar stellen aan de koper. Volgens de Rijksoverheid kun je een boete krijgen als dat ontbreekt; de Inspectie Leefomgeving en Transport handhaaft dit. Het label moet uiterlijk bij de overdracht bij de notaris geregistreerd staan. Heb je een label, kijk dan na of het nog geldig is: een energielabel is tien jaar geldig.

Eigendomsgegevens

Je notaris regelt de leveringsakte, maar het is handig om je eigen koopakte en leveringsakte van destijds bij de hand te hebben. Daarin staan bijvoorbeeld erfdienstbaarheden, zoals een recht van overpad, en eventuele bijzondere bepalingen.

Bij een appartement: VvE-stukken

Verkoop je een appartement, dan wil de koper weten hoe de Vereniging van Eigenaars ervoor staat. Zorg dat je deze stukken hebt of weet waar ze op te vragen zijn:

• de splitsingsakte en het splitsingsreglement;
• het huishoudelijk reglement;
• de jaarrekening en begroting van de VvE;
• het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en de stand van het reservefonds;
• notulen van recente vergaderingen, zeker als er grote besluiten zijn genomen;
• je maandelijkse VvE-bijdrage.

Bij erfpacht: de erfpachtvoorwaarden

Staat je woning op erfpachtgrond, dan horen de erfpachtvoorwaarden, de canon en de looptijd in het dossier.

Wat de makelaar je laat invullen

Veel makelaars werken met twee standaardformulieren:

• De vragenlijst over de staat van de woning: lekkages, verzakkingen, asbest, bodemverontreiniging, verbouwingen, geschillen met buren. Een goed huisdossier maakt het invullen veel makkelijker.
• De lijst van zaken: wat blijft achter en wat neem je mee. Denk aan de keuken, gordijnen, lampen, zonnepanelen en de laadpaal.

Wat je dossier sterk maakt

Niet verplicht, wel waardevol. Hoe meer hiervan compleet is, hoe minder vragen er komen.

Installaties en apparaten

Onderdeel	Wat je bewaart
Cv-ketel of warmtepomp	Merk, type, bouwjaar, laatste onderhoudsrapport
Zonnepanelen	Aantal, bouwjaar, factuur, garantie van panelen en omvormer
Inbouwapparatuur keuken	Merk, model, aankoopdatum, garantie, handleidingen
Mechanische ventilatie	Type, laatste filtervervanging
Groepenkast	Eventuele keuring of vernieuwing, met datum
Laadpaal, airco, zonwering	Factuur, garantie, handleiding

Blijven apparaten achter, dan is het prettig voor de koper als bonnen en garantiebewijzen meegaan. Of een garantie overgaat op de nieuwe eigenaar, hangt af van de voorwaarden van fabrikant of installateur, maar een overzicht met aankoopdatum en winkel helpt de nieuwe eigenaar wel op weg. Hoe je die bonnen bewaart, lees je in garantie op witgoed: hoe lang, en hoe bewaar je de bon?.

Onderhoud en verbouwingen

• Onderhoudshistorie: wanneer is de ketel onderhouden, de schoorsteen geveegd, het dak nagekeken, het schilderwerk gedaan? Met datum en uitvoerder.
• Grote verbouwingen: wat is er gedaan, wanneer, door wie, en met welke garantie. Denk aan een nieuw dak, kozijnen, isolatie of een uitbouw.
• Vergunningen: voor een uitbouw, dakkapel of andere vergunningplichtige verbouwing wil een koper zien dat die er is.
• Bouwtekeningen: plattegronden en tekeningen van verbouwingen. Heb je ze niet, dan kun je bij je gemeente vaak het bouwarchief raadplegen.

Wie al jaren een onderhoudsschema bijhoudt, heeft dit deel van het dossier eigenlijk al klaar.

Financieel en overig

• de laatste WOZ-beschikking;
• gemeentelijke belastingen en waterschapslasten;
• een eventueel asbestrapport (relevant bij woningen van vóór 1994);
• rapporten van eerdere bouwkundige keuringen;
• garantiecertificaten van aannemers, bijvoorbeeld van de dakdekker.

Praktische informatie voor de nieuwe bewoner

Niet voor de koopakte, wel voor de dag van de sleuteloverdracht. Een kort “waar zit wat”-overzicht wordt vrijwel altijd gewaardeerd:

• waar de hoofdkraan en de gaskraan zitten;
• welke groep in de meterkast bij welke ruimte hoort;
• de juiste waterdruk van de cv-ketel en hoe je bijvult;
• wanneer het afval wordt opgehaald;
• welke installateur en loodgieter het huis kennen.

Zo’n overzicht maak je één keer, en het scheelt de nieuwe bewoner veel zoeken.

Zo bouw je het dossier op

1. Begin met wat je hebt. Scan papieren documenten en verzamel digitale stukken uit je mailbox op één plek.
2. Orden per onderwerp: woning, financieel, bouw, installaties.
3. Vul de gaten. Vraag een ontbrekend onderhoudsrapport op bij de installateur, VvE-stukken bij de beheerder, tekeningen bij de gemeente.
4. Houd het daarna bij. Na elk onderhoud of elke aankoop even toevoegen. Dan is je dossier klaar op het moment dat je gaat verkopen, en niet pas na weken zoeken.

Het beste moment om een huisdossier te beginnen is dus niet als je gaat verkopen, maar nu.

Hoe Domeaz hierbij helpt

In Domeaz staan de papieren van je huis bij elkaar: energielabel, koopakte, VvE-stukken, WOZ-beschikking of bouwtekeningen, elk als document bij het huis. Apparaten staan erin met merk, model, serienummer, bon en garantie, en onderhoud met datum, uitvoerder en kosten. De “waar zit wat”-informatie, zoals de hoofdkraan en de groepenkast, zet je bij de huisinformatie.

Je kunt alles op elk moment exporteren als één zip-bestand, met al je documenten, foto’s en bonnen erin. Domeaz is gratis te beginnen en slaat je gegevens op in de EU. Meer over Domeaz.